RAHASIA ISO 9001:2008

PRINSIP DASAR ISO 9001:2008


Pendahuluan

Ketika kita mendengar kata ISO 9001 Sistem Manajemen Mutu, refleks ingatan kita
terfokus pada setumpuk dokumen dan sebundel tugas yang bersifat paper work,
bekerja menghabiskan waktu dibelakang meja sambil tak henti-hentinya mengupdate
data-data lapangan dan menginputnya kedalam table-tabel excel yang membuat
anda boring, malas melanjutkan dan bete.
Begitulah gambaran yang selama ini ada dibenak kebanyakan praktisi pabrik, namun
sesungguhnya benarkah anggapan itu ? atau hanya karena kesalahan persepsi orang
saja ?
Baiklah, dalam catatan ringan ini saya akan mencoba sedikit mengurai benang kusut
persepsi kita tentang ISO 9001, semoga bisa memberikan gambaran yang ringkas agar
semangat implementasi ISO 9001 bisa sejalan dengan apa yang diinginkan standard ini.

DEFINISI DAN SEJARAH ISO 9001:2008

ISO berasal dari kata Yunani ISOS yang berarti sama, kata ISO bukan diambil dari
singkatan nama sebuah organisasi walau banyak orang awam mengira ISO berasal
dari International Standard of Organization, sama sekali BUKAN. ISO 9001 merupakan
standard international yang mengatur tentang sistem management Mutu (Quality
Management System), oleh karena itu seringkali disebut sebagai “ISO 9001, QMS”
adapun tulisan 2008 menunjukkan tahun revisi, maka ISO 9001:2008 adalah system
manajemen mutu ISO 9001 hasil revisi tahun 2008. Pertanyaan berikut yang muncul,
apakah ISO sering mengalami revisi ? jawabnya : YA. Seiring perkembangan zaman
dan kemajuan teknologi, terutama semakin luasnya dunia usaha, maka kebutuhan
akan pengelolaan system manajemen mutu semakin dirasa perlu dan mendesak untuk
diterapkan pada berbagai scope industry yang semakin hari semakin beragam. Versi
2008 ini adalah versi terbaru yang diterbitkan pada Desember 2008 lalu.
Organisasi pengelola standard international ini adalah International Organization for
Standardization yang bermarkas di Geneva – Swiss, didirikan pada 23 February 1947,
kini beranggotakan lebih dari 147 negara yang mana setiap negara diwakili oleh
badan standardisasi nasional (Indonesia diwakili oleh KAN)

Marilah kita setback sebentar pada bagaimana sejarah ISO 9001 ada hingga revisi
terakhir tahun 2008.
Sejarah ISO dimulai dari dunia militer sejak masa perang dunia II. Pada tahun 1943,
pasukan inggris membutuhkan sekali banyak amunisi untuk perang sehingga untuk
kebutuhan ini dibutuhkan banyak sekali supplier. Sebagai konsekuensinya, maka demi
kebutuhan standarisasi kualitas, mereka merasa perlu untuk menetapkan standar
seleksi supplier. Selanjutnya, 20 tahun kemudian perkembangan standarisasi ini menjadi
semakin dibutuhkan hingga pada tahun 1963, departemen pertahanan Amerika
mengeluarkan standar untuk kebutuhan militer yaitu MIL-Q-9858A sebagai bagian dari
MIL-STD series. Kemudian standar ini diadopsi oleh NATO menjadi AQAP-1 (Allied
Quality Assurance Publication-1) dan diadopsi oleh militer Inggris sebagai DEF/STAN 05-
8.
Seiring dengan kebutuhan implementasi yang semakin kompleks, maka DEF/STAN 05-8
dikembangkan menjadi BS-5750 pada tahun 1979.
Atas usulan American National Standard Institute kepada Inggris, maka pada tahun
1987 melalui International Organization for Standardization, standard BS-5750 diadopsi
sebagai sebuah international standard yang kemudian dinamai ISO 9000:1987. Ada 3
versi pilihan implementasi pada versi 1987 ini yaitu yang menekankan pada aspek
Quality Assurance, aspek QA and Production dan Quality Assurance for Testing.
Concern utamanya adalah inspection product di akhir sebuah proses (dikenal
dengan final inspection) dan kepatuhan pada aturan system procedure yang harus
dipenuhi secara menyeluruh.
Pada perkembangan berikutnya, ditahun 1994, karena kebutuhan guaranty quality
bukan hanya pada aspek final inspection, tetapi lebih jauh ditekankan perlunya proses
preventive action untuk menghindari kesalahan pada proses yang menyebabkan
ketidak sesuaian pada produk. Namun demikian versi 1994 ini masih menganut system
procedure yang kaku dan cenderung document centre dibanding kebutuhan
organisasi yang disesuaikan dengan proses internal organisasi. Pada ISO 9000:1994
dikenal 3 versi, yaitu 9001 tentang design, 9002 tentang proses produksi, dan 9003
tentang services.
Versi 1994 lebih fokus pada proses manufacturing dan sangat sulit diaplikasikan pada
organisasi bisnis kecil karena banyaknya procedure yang harus dipenuhi (sedikitnya
ada 20 klausa yang semuanya wajib di dokumentasikan menjadi procedure organisasi).
Karena ketebatasan inilah, maka technical committee melakukan review atas
standard yang ada hingga akhirnya lahirlah revisi ISO 9001:2000 yang merupakan
penggabungan dari ISO 9001, 9002, dan 9003 versi 1994.
Pada versi tahun 2000, tidak lagi dikenal 20 klausa wajib, tetapi lebih pada proses
business yang terjadi dalam organisasi. Sehingga organisasi sekecil apapun bisa
mengimplementasi system ISO 9001:2000 dengan berbagai pengecualian pada proses
bisnisnya. Maka dikenallah istilah BPM atau Business Process Mapping, setiap organisasi
harus memertakan proses bisnisnya dan menjadikannya bagian utama dalam quality
manual perusahaan, walau demikian ISO 9001:2000 masih mewajibkan 6 procedure
yang harus terdokumentasi, yaitu procedure control of document, control of record,
Control of Non conforming Product, Internal Audit, Corrective Action, dan Preventive
Action, yang semuanya bisa dipenuhi oleh organisasi bisnis manapun.
Pada perkembangan berikutnya, versi 2008 lahir sebagai bentuk penyempurnaan atas
revisi tahun 2000. Adapun perbedaan antara versi 2000 dengan 2008 secara significant
lebih menekankan pada effectivitas proses yang dilaksanakan dalam organisasi
tersebut. Jika pada versi 2000 mengatakan harus dilakukan corrective dan preventive
action, maka versi 2008 menetapkan bahwa proses corrective dan preventive action
yang dilakukan harus secara effective berdampak positif pada perubahan proses
yang terjadi dalam organisasi. Selain itu, penekanan pada control proses outsourcing
menjadi bagian yang disoroti dalam versi terbaru ISO 9001 ini.

8 PRINSIP MANAJEMEN

Seperti dijelaskan diatas bahwa ISO 9001 versi 2000 dan versi 2008 lebih
mengedepankan pada pola proses bisnis yang terjadi dalam organisasi perusahaan
sehingga hamper semua jenis usaha bisa mengimplementasi system management
mutu ISO 9001 ini.
System ISO 9001:2008 focus pada effectifitas proses continual improvement dengan
pilar utama pola berpikir PDCA, dimana dalam setiap process senantiasa melakukan
perencanaan yang matang, implementasi yang terukur dengan jelas, dilakukan
evaluasi dan analisis data yang akurat serta tindakan perbaikan yang sesuai dan
monitoring pelaksanaannya agar benar-benar bisa menuntaskan masalah yang terjadi
di organisasi.
Pilar berikutnya yang digunakan demi menyukseskan proses implementasi ISO 9001 ini,
maka ditetapkanlah Delapan prinsip manajemen mutu yang bertujuan untuk
mengimprovisasi kinerja system agar proses yang berlangsung sesuai dengan focus
utama yaitu effectivitas continual improvement, 8 prinsip manajemen yang dimaksud
adalah :mengimprovisasi kinerja system agar proses yang berlangsung sesuai dengan focus

utama yaitu effectivitas continual improvement :
1) Customer Focus : Semua aktifitas perencanaan dan implementasi system sematamata
untuk memuaskan customer.
2) Leadership : Top Management berfungsi sebagai Leader dalam mengawal
implementasi System bahwa semua gerak organisasi selalu terkontrol dalam satu
komando dengan commitment yang sama dan gerak yang synergy pada setiap
elemen organisasi
3) Keterlibatan semua orang : Semua element dalam organisasi terlibat dan concern
dalam implementasi system management mutu sesuai fungsi kerjanya masingmasing,
bahkan hingga office boy sekalipun hendaknya senantiasa melakukan
yang terbaik dan membuktikan kinerjanya layak serta berqualitas, pada fungsinya
sebagai office boy.
4) Pendekatan Proses : Aktifitas implementasi system selalu mengikuti alur proses
yang terjadi dalam organisasi. Pendekatan pengelolaan proses dipetakan melalui
business process. Dengan demikian, pemborosan karena proses yang tidak perlu
bisa dihindari atau sebaliknya, ada proses yang tidak terlaksana karena
pelaksanaan yang tidak sesuai dengan flow process itu sendiri yang berdampak
pada hilangnya kepercayaan pelanggan
5) Pendekatan System ke Management : Implementasi system mengedepankan
pendekatan pada cara pengelolaan (management) proses bukan sekedar
menghilangkan masalah yang terjadi. Karena itu konsep kaizen, continual
improvement sangat ditekankan. Pola pengelolaannya bertujuan memperbaiki
cara dalam menghilangkan akar (penyebab) masalah dan melakukan
improvement untuk menghilangkan potensi masalah.
6) Perbaikan berkelanjutan : Improvement, adalah roh implementasi ISO 9001:2008
7) Pendekatan Fakta sebagai Dasar Pengambilan Keputusan : Setiap keputusan
dalam implementasi system selalu didasarkan pada fakta dan data. Tidak ada
data (bukti implementasi) sama dengan tidak dilaksanakannya system ISO 9001:2008
8) Kerjasama yang saling menguntungkan dengan pemasok : Supplier bukanlah
Pembantu, tetapi mitra usaha, business partner karena itu harus terjadi pola
hubungan saling menguntungkan.
Dengan 8 pilar ini diharapkan pelaksanaan ISO 9001:2008 benar-benar menjadi sangat
productive dan effective untuk meningkatkan kinerja perusahaan dalam mencapai
target-target yang telah ditetapkan.

Refference :
1. ISO 9001:2008 Awareness & Implementation, SGS, March 2009
2. ISO 9001:2008 an International Standard for Quality Management System
3. Nurul Diana Novania, Modul Kuliah Pengendalian Mutu, Universitas Mercu Buana